Twyll mewn cyngor cymuned yn amlygu pwysigrwydd dilyn prosesau llywodraethu a rheoli ariannol priodol

Canfuwyd methiannau difrifol mewn llywodraethu a rheoli ariannol yng Nghyngor Cymuned Harlech yn ôl yr adroddiad er budd y cyhoedd a gyhoeddwyd heddiw gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Mae Cyngor Cymuned Harlech (y Cyngor) yn cynnwys 12 cynghorydd sy'n gyfrifol am reoli arian a godir gan y Cyngor ac mae’n gwario tua £100,000 y flwyddyn i ddarparu gwasanaethau lleol. Yn dilyn gwaith archwilio arferol ar ffurflenni blynyddol a gwblhawyd gan gynghorau, tynnwyd sylw at adroddiad bod Cyngor Cymuned Harlech wedi dioddef twyll a arweiniodd at golled o £9,000. Digwyddodd y twyll yn dilyn achos o fynediad diawdurdod i gyfeiriad e-bost y Clerc a ganiataodd i drydydd parti ddefnyddio ei chyfrif e-bost. Gwnaethom ymestyn ein gwaith archwilio i nodi sut y methodd gweithdrefnau'r Cyngor ag atal y golled rhag digwydd.

Ym mis Rhagfyr 2022, gwnaeth y Clerc ddau daliad o £4,500 i drydydd parti heb awdurdodiad priodol gan y Cyngor. Canfu adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol fod methiant i arfer diwydrwydd dyladwy priodol wrth wneud y ddau daliad. Mae hyn yn amlygu’r ffaith nad oedd gan y Cyngor reolaethau mewnol effeithiol ar waith ac nad oedd yn dilyn ei reolau cyfredol ar gyfer gwneud taliadau. Mae'r ffaith y cyflawnwyd y twyll mewn modd rhwydd yn codi pryderon ac yn awgrymu efallai nad yw’r arfer o wneud taliadau heb graffu priodol yn ddigwyddiad unigryw .

Mae hefyd yn bwysig bod gan y Cyngor gofnodion cywir a hygyrch o drafodion a phenderfyniadau. Nid yw cofnodion Cyngor Cymuned Harlech yn cyflwyno darlun cywir o sut y digwyddodd y golled o £9,000.

Wrth i fancio electronig gael ei ddefnyddio'n ehangach, mae'n rhaid i'r Cyngor, a chynghorau eraill ledled Cymru, fod â gwell prosesau seiberddiogelwch ar waith i amddiffyn rhag y risg o golledion oherwydd twyll ar-lein.

Mae'r adroddiad yn nodi bod y Cyngor wedi cymryd rhai camau i fynd i'r afael â diffygion yn ei drefniadau mewnol.

Mae ein hadroddiad yn gwneud pum argymhelliad i Gyngor Cymuned Harlech, dyma rai ohonynt:

• Dylai'r Cyngor adolygu ei drefniadau ar gyfer gwneud taliadau er mwyn sicrhau bod pob taliad yn destun proses awdurdodi briodol.
• Dylai'r Cyngor adolygu taliadau mwy a wnaed dros y 12 mis diwethaf i weld a oedd y digwyddiad hwn yn ddigwyddiad unigryw neu'n ddigwyddiad rheolaidd.
• Dylai'r Cyngor sicrhau bod ei wefan yn cael ei diweddaru'n rheolaidd ac yn cynnwys yr holl wybodaeth y mae'n ofynnol i'r Cyngor ei chyhoeddi'n electronig.