Rhan 1: Strwythuro Myfyrdod

Dyma'r blog cyntaf mewn cyfres sy'n archwilio COVID-19 fel catalydd ar gyfer newid cadarnhaol. Mae'r ail flog ar gael yma. Os hoffech chi gyfrannu at y sgwrs, cysylltwch â ni drwy e-bostio covid.learning@audit.wales

Mae’r pandemig COVID-19 wedi achosi aflonyddwch enfawr. Bu’n rhaid mynd ati i addasu ac arloesi yn gyflym wrth i ofynion iechyd y cyhoedd draflyncu pob agwedd ar fywyd.

Mae sefyllfa Archwilio Cymru oddi mewn i wasanaeth cyhoeddus Cymru yn golygu ein bod yn cael cipolwg breintiedig ar ei sefydliadau. Hefyd, mae'n dangos llawer o enghreifftiau i ni o bobl a sefydliadau sy'n gwneud pethau anhygoel.

Mae'r ymateb i’r argyfwng COVID-19 wedi arwain at ystod o arferion a newidiadau newydd; newidiadau na fyddent fel arfer yn cael eu gweld mewn cenhedlaeth. Heb os, mae COVID-19 wedi bod yn gatalydd ar gyfer newid cadarnhaol. Mae Jeremy Evans yn cyflwyno fframwaith a fydd yn ddefnyddiol wrth gloriannu'r sefyllfa a chynllunio ar gyfer y dyfodol.

Sut ydych chi'n gwneud synnwyr o'r sefyllfa bresennol, a beth allai ein helpu yn y dyfodol?

Dyma'r cwestiynau mawr y mae sefydliadau'n mynd i'r afael â nhw:

• Sut mae gwneud synnwyr o'r cyfan?
• Sut mae nodi'r pethau a fydd yn wirioneddol ddefnyddiol ar gyfer dyfodol gwasanaethau cyhoeddus a sicrhau eu bod yn llwyddo?
• A oes pethau rydym wedi rhoi'r gorau iddynt yn ystod COVID na ddylid eu hailgychwyn?

Ar gyfer unrhyw dasg heriol mae'n ddefnyddiol bob amser cael fframwaith neu fodel sy'n helpu i drefnu eich syniadau a'r broses o benderfynu beth i'w wneud nesaf.

Mae'r darlun yn enghraifft o fframwaith gwneud synnwyr a rannwyd yng nghyfarfod diweddar Cymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol Cymru. Datblygwyd y fframwaith hwn gan Ian Burbidge o Labordy Cymdeithas Frenhinol y Celfyddydau [agorir mewn ffenestr newydd], sydd wedi rhoi caniatâd i ni ei rannu.

Disgrifiwyd y fframwaith i ddechrau yn y blog o dan y teitl 'Sut mae gwneud synnwyr o sut mae'r argyfwng yn newid y byd wrth i ni fyw drwy'r argyfwng?' [agorir mewn ffenestr newydd]?'. Mae esboniad manylach o'r fframwaith ar gael yma [agorir mewn ffenestr newydd].

Hefyd, disgrifir y fframwaith fel 'Y Grid Stopio a Chychwyn' a'r 'Model Bocs Mwyhau, Lleddfu, Stopio, Ailgychwyn'. Rydym yn credu bod yr adnodd hwn yn ddefnyddiol wrth gymryd camau i oedi, myfyrio a gwneud synnwyr o'r hyn sydd wedi digwydd dros y 9 mis diwethaf, a sut y gallai effeithio ar y dyfodol.

Darlunir y fframwaith fel tabl 2x2 gyda'r echelin fertigol wedi ei labelu gyda 'arfer gwaith wedi ei atal neu ei ddechrau yn ystod argyfwng' a'r echelin lorweddol wedi ei labelu 'arfer gwaith wedi ei atal neu ei ddechrau wedi'r argyfwng'. Mae'r ffamwaith hefyd yn mynd ymlaen i gynnig ffordd o ddosbarthiadau ar gyfer arfer sydd yn hen a newydd, sydd wedi ei ddechrau neu wedi ei atal yn ystod yr argyfwng.

Disgrifir arfer gwaith newydd fel:

• Arfer gwaith ddylai gael ei fwyhau oherwydd 'rydym wedi arbrofi wrth wneud y pethau newydd yma, ac maent yn edrych yn addawol' 
• Arfer gwaith ddylai gael ei atal oherwydd 'rydym wedi gwneud y pethau yma er mwyn ymateb i anghenion dybryd, ond maent yn ymatebion penodol i'r argyfwng'

Disgrifir hen arferion gwaith fel:

• Arfer gwaith ddylai gael ei ailddechrau oherwydd 'bu rhaid atal y pethau yma er mwyn canolbwyntio ar yr argyfwng, ond mae angen eu hailddechrau mewn rhyw ffurf'
• Arfer gwaith ddylai gel ei adael fynd oherwydd 'bu i ni beidio gwneud y pethau yma oedd yn barod yn/sydd nawr ddim yn addas i bwrpas'

Amser i feddwl

Yn y sector cyhoeddus, nid yw cymryd amser i feddwl, datblygu strategaeth a symud tuag at weithredu yn broses syml bob amser am lawer o resymau. Fel y digwyddodd wrth lacio'r cyfyngiadau cychwynnol, mae unigolion allanol yn arwain y ffordd yn aml, gyda rhannau helaeth o'r sector cyhoeddus yn gorfod ymateb. Mae'r model yn awgrymu bod angen gweithredu mewn ffordd ragweithiol, gan fynd ati i feddwl a chynllunio ar sail yr hyn a ddysgwyd.

Er mai dysgu yw'r allwedd, mae'r angen i fyfyrio ar ddefnyddwyr gwasanaethau yn bwysig hefyd: 

• A ydynt wedi gweld eisiau gwasanaethau?
• A ydynt wedi defnyddio'r modelau mynediad newydd?
• A ydynt wedi manteisio ar y newidiadau sydd wedi'u cyflwyno a'u gwerthfawrogi?

Wrth wneud penderfyniadau ynglŷn â mwyhau, lleddfu, stopio neu ailgychwyn, a yw sefydliadau wedi cael amser i ystyried y sefyllfa? Ar y llaw arall, a ydynt wedi dychwelyd at ddarparu gwasanaethau yn yr un modd ag y gwnaethant cyn COVID-19?

Rhan 2: Enghreifftiau o Ogledd Gymru

Mae'r model a ddisgrifiwyd yn rhan 1 yn cydnabod bod ein profiadau ers mis Mawrth 2020 wedi newid sut rydym yn gweithio mewn ffordd sylfaenol.

Mae'r model yn awgrymu y gallai sefydliadau adolygu eu profiadau eleni:

• Rhoi'r gorau i rai arferion a gyflwynwyd yn benodol i fynd i'r afael â'r pandemig COVID-19.
• Mwyhau rhai dulliau gweithredu sydd wedi gweithio'n dda.
• Ailgychwyn rhai gwasanaethau a oedd wedi stopio ond sydd eu hangen o hyd.
• Rhoi'r gorau i ddarparu rhai gwasanaethau a gafodd eu hatal gan fod COVID-19 wedi dangos nad oes eu hangen bellach neu nad oedd eu hangen ers amser o bosibl.
• Y dylai sefydliadau osgoi dychwelyd i'r model cyn COVID-19.

Mae hyn hefyd wedi ein hannog i ystyried a derbyn dulliau gweithio newydd wrth symud ymlaen. Mae Dave Wilson yn rhannu rhai syniadau ac enghreifftiau o Ogledd Cymru.

Sir Ddinbych

Rydym wedi gweld rhai enghreifftiau da yng Nghymru o gynghorau'n mwyhau dulliau gweithredu sydd wedi llwyddo. Mae Cyngor Sir Ddinbych wedi gweld y cyfle i:

• wella effeithlonrwydd
• lleihau costau
• lleihau ei ôl troed carbon
• gwella cyfranogiad
• defnyddio ei adeiladau mewn ffordd sy'n adlewyrchu angen yn well.

Mae cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith aelodau staff wedi gwella, ac yn fwy cyffredinol, mae cymunedau gwledig yn dod yn fwy cynaliadwy. Mae hyn i gyd yn deillio o gynyddu'r defnydd o dechnoleg. Ni fydd angen i staff weithio mewn swyddfeydd yn bennaf: yn y dyfodol, byddant yn gallu gweithio yn y swyddfa neu weithio gartref, gan ddibynnu ar beth sy'n llwyddo. Yn ei dro, nod hyn yw lleihau’r defnydd o swyddfeydd, lleihau teithio, lleihau'r pwysau ar drafnidiaeth gyhoeddus a rhyddhau mannau parcio ceir.

Mae yna fanteision amlwg i brosesau llywodraethu hefyd: bydd yn haws i gynghorwyr gymryd rhan mewn cyfarfodydd trwy ddefnyddio eu cyfrifiaduron o leoliadau amrywiol yn hytrach na theithio, ac mae technoleg yn darparu mwy o gyfleoedd i'r cyhoedd gymryd rhan mewn cyfarfodydd.

Dulliau Modern o Weithio Cyngor Wrecsam

Cyn yr argyfwng COVID-19, roedd Cyngor Wrecsam eisoes wedi cytuno ar strategaeth ar gyfer Dulliau Modern o Weithio, ac mae'r pandemig wedi atgyfnerthu hyn. Mae Dulliau Modern o Weithio yn canolbwyntio ar yr hyn sy'n llwyddiannus i'r Cyngor ac er budd unigolion, gan gynnwys:

• Amgylcheddau gwaith
• Technoleg
• Digidol
• Llesiant a chynaliadwyedd
• Diwylliant
• Cymreig
• Arweinyddiaeth.

 

Sir y Fflint

Enghraifft arall gan Gyngor Sir y Fflint: yn ei Strategaeth Adfer [agoror mewn ffenestr newydd], mae'r Cyngor yn nodi dull gweithredu clir ar gyfer adferiad ar lefelau lleol (Sefydliadol, Gwasanaeth, Democrataidd), Isranbarthol (cymunedol) a Rhanbarthol. Mae'r Cyngor yn cydnabod nad yw'n gweithredu mewn gwactod a bod angen iddo feithrin cysylltiadau cryf â phartneriaid er mwyn sicrhau adferiad.

 Pethau i'w hystyried

Mae'r rhan fwyaf o wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru wedi ailddechrau'n rhannol neu'n llawn.

Wrth i gynghorau ystyried eu cyllidebau ar gyfer 2021-22, mae'n anorfod y byddant yn trafod sut mae COVID-19 wedi newid y canfyddiad o wasanaethau cyhoeddus. Bydd angen i ni ddychwelyd i'r model pedwar cam, ond efallai o safbwynt gwahanol.

Er mwyn ymateb i'r pandemig, roedd angen adleoli staff i feysydd blaenoriaeth, ac yn sgil hynny mae'n anorfod y bydd cynghorau'n archwilio sut i wella hyblygrwydd eu gweithlu.

Wrth fwyhau rhai dulliau gweithredu sydd wedi gweithio'n dda, rhaid cydnabod bod technoleg wedi dod i'r amlwg. Symudodd gweithgareddau a dulliau cyfathrebu yn gyflym i'r amgylchfyd digidol, ac roedd manteision ac anfanteision i'r broses hon. Cyflwynwyd newid technolegol yn gyflymach, gan gynnwys ym myd ffurfiol y broses ddemocrataidd. Pwy fyddai'n meddwl y byddai cyfarfodydd pwyllgor ffurfiol yn cael eu cynnal o bell mor gyflym ac mor effeithlon?

Mae gwasanaethau wedi ailgychwyn i lefelau gwahanol ar ôl cyfnod o gyfyngiadau symud. Mae cyrff cyhoeddus yn ymchwilio i effaith y ffaith nad oedd y gwasanaethau hyn ar gael cyhyd. A gafodd anghenion lleol eu diwallu mewn ffordd wahanol, ac os felly a oes modd datblygu ac ariannu'r dull amgen yn y dyfodol?

Wrth benderfynu atal neu newid gwasanaethau, i ba raddau y mae’r rhai sy’n gwneud y penderfyniad yn deall yr effaith ar drigolion a'u safbwyntiau er mwyn sicrhau nad ydynt yn cael eu gadael yn agored i niwed ac mewn perygl?

Beth yw'r goblygiadau i chi?

Bydd pob blog yn y gyfres fer hon yn gorffen trwy ofyn cwestiynau a fydd, gobeithio, yn annog pobl i feddwl a myfyrio ar y sefyllfa bresennol, a dyfodol gwasanaethau cyhoeddus y tu hwnt i COVID-19:

• A yw eich sefydliad yn defnyddio adnoddau i feddwl am yr hyn y mae wedi'i wneud hyd yn hyn, y sefyllfa bresennol a'r hyn a allai ddigwydd yn y dyfodol?
• Pa ddulliau y mae eich sefydliad yn eu defnyddio i strwythuro'r ymarfer hwn?
• Pa wersi ydych chi wedi'u dysgu o'r broses gwneud synnwyr hyd yn hyn?
• Sut mae cynghorau'n gallu gwella hyblygrwydd eu gweithlu?
• Pa welliannau eraill y gellid eu sicrhau os ydym yn mentro, y tu hwnt i'r hyn y gellir ei lunio yn yr amgylchedd presennol?
• Beth oedd effaith y ffaith nad oedd y gwasanaethau hyn ar gael cyhyd?
• A gafodd anghenion lleol eu diwallu mewn ffordd wahanol, ac os felly a oes modd datblygu ac ariannu'r dull amgen yn y dyfodol?
• I ba raddau y mae’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau yn deall yr effaith ar drigolion a safbwyntiau trigolion er mwyn sicrhau nad ydynt yn cael eu gadael yn agored i niwed ac mewn perygl pan fydd gwasanaethau'n cael eu hatal yn gyfan gwbl?

Bydd y blogiau eraill yn y gyfres hon yn disgrifio gwaith sydd wedi cael ei wneud mewn cyd-destunau gwahanol i wneud synnwyr o'r hyn sydd wedi digwydd a chynllunio ar gyfer dyfodol y tu hwnt i COVID-19.

• Yn yr ail flog mae Nick Selwyn yn rhannu rhai enghreifftiau o lefydd eraill. 

Ynglŷn â’r awduron

Mae Jeremy Evans yn Rheolwr Archwilio sy’n gyfrifol am rhaglen waith archwilio perfformiad llywodraeth leol yn y chwech cyngor Gogledd Cymru a Chyngor Ceredigion. Mae wedi bod yn Archwilio Cymru ers 2006, a chyn hynny fe weithiodd o fewn llywodraeth leol a chenedlaethol yng Nghymru.

Mae Dave Wilson yn Arweinydd Archwilio sy'n gyfrifol am raglen waith archwilio perfformiad llywodraeth leol yng nghynghorau Sir Ddinbych a Wrecsam. Cyn symud i Archwilio Cymru, bu'n gweithio i gynghorau yng Ngogledd-orllewin Lloegr, y Comisiwn Archwilio a chwmni archwilio sector preifat.