Rachel Evans a Tracy Veale yn sgwrsio am ein polisi Ffyrdd Callach o Weithio newydd

Fel Partner Adnoddau Dynol, gallwn wneud newidiadau ar rai diwrnodau sy’n gwthio ffiniau a gall rhywbeth newydd ddigwydd - nid oes unrhyw ddau ddiwrnod byth yr un fath. Gallwch wir helpu i wneud gwahaniaeth i fywydau gwaith pobl. Fodd bynnag, roedd cael canfas gwag yn un o’r diwrnodau hynny ac yn ddiwrnod cyffrous iawn hefyd. Dyma oedd ddechrau’r daith i ni i gyd!

Ar y cychwyn

Pan ddechreuodd Archwilio Cymru brosiect gweddnewid mewnol o’r enw ‘Dulliau Gweithio’, roedd yn fraint bod yn rhan o dîm prosiect a oedd yn cynrychioli pob rhan o’r busnes. Dim ond ar ôl i ni ddod at ein gilydd y gwnaethom ni sylweddoli yn union pa mor eang oedd y prosiect gweddnewid, ond wrth i ni ddechrau datgelu’r hyn yr oedd ‘Dulliau Gweithio’ yn ei olygu mewn gwirionedd, fe wnaethom ni sylweddoli y byddai angen cynnwys pawb. Roedd gennym ganfas gwag mawr iawn o’n blaenau. Nid oedd hwn yn mynd i fod yn brosiect arferol!

Dros gyfnod o naw mis, ymchwiliodd y grŵp prosiect, ymgynghorodd ag aelodau staff ac archwiliodd oblygiadau ystyr ‘Dulliau Gweithio’. Trwy lawer o drafodaethau a dadansoddi, a chyflenwad diddiwedd a de a bisgedi, penderfynwyd canolbwyntio ar dri maes penodol:

• Pobl
• Technoleg
• Lleoliad.

O’u cyfochri, gall y tri maes hyn wir greu cyfleoedd i bawb; ein staff, ein hanghenion busnes a’n rhanddeiliaid. Un rhan bwysig o’r prosiect oedd gwerthoedd ac ymddygiadau ein sefydliad. Roedd y byd (ar y pryd) yn newid ac roeddem ni eisiau bod yn flaenllaw yn y newid hwnnw, fel y gall ein staff fod y gorau y gallan nhw fod. Yr hyn nad oeddem yn ei wybod oedd cyflymder y newid a oedd ar fin ein cyrraedd, ond gwnaeth ein gwaith yn y flwyddyn ddiwethaf ein paratoi yn wirioneddol i ymateb yn llawn i heriau 2020.

Wrth ystyried lleoliad, roeddem ni eisiau gwneud yn siŵr bod gan y staff ddewis eang o ble maen nhw’n gweithio. Fel sefydliad sydd ag aelodau staff yn gweithio mewn amrywiaeth o leoliadau yn rheolaidd, a fyddech chi’n dweud na allai’r newid diwylliannol fod yn arbennig o fawr? Mae hynny’n wir i rai rhannau o’r busnes, er mai amgylchedd swyddfa yn rhywle oedd lleoliadau gwaith yn amlach na pheidio. Ond roedd sicrhau bod cyfleoedd ar gael ar draws y sefydliad cyfan yn golygu bod angen i ni newid y ffordd yr ydym yn gweithio ar gyfer ein cydweithwyr corfforaethol, yn ogystal â’n staff gweithredol. O ganlyniad, mabwysiadwyd y dewis i weithio ‘unrhyw bryd, yn unrhyw le, mewn unrhyw fan, gan ganolbwyntio ar anghenion busnes’ fel ein mantra.

Canolbwyntio yn barhaus

Roedd Tracy Veale, ein rheolwr prosiect, yn wych o ran gwneud i hyn ddigwydd. Roedd cadw’r prosiect o fewn ei gwmpas yn anodd, gan fod llawer o faterion yn rhyng-gysylltiedig ac yn gorgyffwrdd â phrosiectau eraill a oedd ar y gweill ar y pryd. Byddai unrhyw argymhelliad yr oeddem yn ei wneud yn effeithio ar strwythurau presennol yn Archwilio Cymru, yn ogystal â chael effaith bosibl ar ein cleientiaid. Roeddem yn ymwybodol iawn fel tîm mai anghenion busnes fyddai’r flaenoriaeth bob amser. Yn rhan o’r ymgysylltiad ehangach â staff, lluniwyd arolwg i ddarganfod yr hyn a oedd yn bwysig i’r staff, eu barn ar ddulliau gweithio presennol a sut beth fyddai’r dyfodol.

Cynigiodd Ffyrdd Callach o Weithio leoedd gweithio amgen fel canolfannau dros dro i dimau archwilio. Byddai creu canolfannau dros dro yn helpu i leihau amseroedd teithio i safleoedd cleientiaid, gan gyfrannu at ethos gwaith mwy cynaliadwy fyth a helpu i wella cydbwysedd bywyd a gwaith y staff.

Darparwyd pecyn cymorth i gynorthwyo’r staff i wneud y dewis iawn wrth benderfynu pryd a ble i weithio. Esblygodd y pecyn cymorth o gymysgedd o weithdai allanol a Grwpiau Ymarferwyr Ffyrdd Callach o Weithio, ac mae’n cynnwys dulliau effeithiol a syml y gall pawb yn Archwilio Cymru eu defnyddio.

Gall newid ddigwydd

Wrth i ni barhau i ystyried ein cynaliadwyedd fel sefydliad, mae cynadledda fideo wedi chwarae rhan fawr yn ein bywydau gwaith. Mae technoleg yn parhau i newid - i ganiatáu i ni weithio yn unrhyw fan, yn unrhyw le - cyn belled ag y bo’r lleoliad yn briodol ar gyfer y dasg.

Yn fuan, daethpwyd i adnabod y tîm fel DG-WOW (Dulliau Gweithio – Ways of Working). Roedd y tîm prosiect yn meddwl i gychwyn y byddai’r newidiadau yn cymryd amser maith i’w gweithredu (roeddem ni’n anghywir iawn!).

O ganlyniad i’r pandemig, mae cyflymder y newid wedi cynyddu y tu hwnt i’r hyn y gallem ni fod wedi ei ddychmygu - rydym ni’n cydnabod nad yw ein dulliau gweithio o bell presennol yn ymgorffori yn llawn y dewisiadau y mae Ffyrdd Callach o Weithio yn eu cynnig, ond mae Ffyrdd Callach o Weithio wedi ein helpu ni yn ystod y cyfnod hwn i addasu i weithio mewn gwahanol ffyrdd ac wedi caniatáu i’r staff reoli sut a phryd y maen nhw’n gweithio, mewn ffordd sy’n iawn iddyn nhw ac i Archwilio Cymru.

Dywedodd ein Bwrdd bod y Polisi Ffyrdd Callach o Weithio yn “torri tir newydd ac yn arloesol”.

Mae newid yn parhau i ddigwydd wrth i argymhellion pellach gael eu datblygu yn ffrydiau gwaith. Ac felly mae’r gwaith a’r antur yn parhau, ond mae mwy o liw ar y canfas erbyn hyn, yn sicr.

Ynglŷn â’r Awduron

Mae Rachel Evans yn Bartner Adnoddau Dynol yn Archwilio Cymru a hefyd yn rhan o’r Tîm Prosiect ‘Dulliau Gweithio’r Dyfodol’. Mae gan Rachel brofiad helaeth o amrywiaeth o swyddi sector preifat a sector cyhoeddus. Yn ystod ei hamser yn Archwilio Cymru, aeth ar secondiad ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf. Cwblhaodd y rhaglen Dinasyddion Gweithredol hefyd, mewn cydweithrediad â’r British Council.

Ar Ddiwrnod Rhyngwladol y Menywod 2015, yn rhan o brosiect ‘Menywod yn gwneud gwahaniaeth’, roedd Rachel yn hwylusydd yn Uwchgynhadledd Menywod Cymru yng Nghanolfan Mileniwm Cymru, Caerdydd. Mae hi wrth ei bodd yn teithio ac yn mynd ar wyliau anturus. Mae’n mwynhau pobi yn ei hamser hamdden, ac mae’r tîm Adnoddau Dynol bob amser yn mwynhau sleisen o gacen lemon gyda phaned!

Gyda gradd mewn Daeareg a Daearyddiaeth, dechreuodd Tracy fel hyfforddai graddedig gydag Archwilio Dosbarth.

Mae'n gyfrifol am nifer o gyrff sy’n cael eu harchwilio, ac yn ymwneud â sawl grŵp a rhwydwaith corfforaethol mewnol. Fel Rheolwr Llinell Hyfforddeion a Phrentisiaid, mae'n eistedd ar Grŵp FATT (Hyfforddai Archwilio Ariannol). Mae Tracy hefyd yn aelod o PAWB, y grŵp diddordeb cydraddoldeb, y Rhwydwaith Menywod mewnol a Hyrwyddwr Amgylcheddol. Mae wedi bod yn ymwneud yn helaeth â Recriwtio Graddedigion dros y blynyddoedd diwethaf cyn ymgymryd ag arweinydd y trydydd prosiect trawsnewidiol - DG-WOW Dulliau Gweithio - Ways of Working.

Mae hi wrth ei bodd yn treulio amser gyda'r teulu, yn cerdded gyda’i chi ac ymlacio o flaen set bocs.