Angen gwelliannau brys i drefniadau archwilio mewnol cynghorau tref a chymuned yng Nghymru

17 Ion 2019 - 12:08yb

Yr Archwilydd Cyffredinol yn datgelu “gwendidau sylweddol” y mae angen mynd i’r afael â nhw

Mae adolygiad gan Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi datgelu pryderon difrifol ynghylch y trefniadau archwilio mewnol mewn Cynghorau Tref a Chymuned yng Nghymru. Er bod dyletswydd gyfreithiol ar Gynghorau Tref a Chymuned i sicrhau bod trefniadau archwilio mewnol digonol ac effeithiol ar waith, mae staff Swyddfa Archwilio Cymru wedi profi sampl ac wedi canfod:

  • Nad oedd un o bob deg yn gallu bodloni staff Swyddfa Archwilio Cymru bod ganddynt drefniadau archwilio mewnol ar waith.
  • Nid oedd un o bob pum archwilydd mewnol yn ddigon annibynnol.
  • Mae gan ddwy ran o dair gylch gorchwyl annigonol ar waith.
  • Roedd un o bob tri wedi dod i gasgliadau anghywir yn sgil yr archwiliad mewnol.
  • Nid oedd y rhan fwyaf o’r cynghorau’n dogfennu’n ffurfiol sut y maent yn mynd i'r afael ag argymhellion archwilio mewnol.
  • Roedd traean o'r archwilwyr mewnol a gyfwelwyd yn teimlo y byddai rhagor o brofion a chanllawiau ar godi ffioedd yn fuddiol.

Dros y 10 mlynedd diwethaf, bu nifer o achosion o Gynghorau Cymuned yn dioddef colledion i arian trethdalwyr oherwydd methiannau sylweddol yn eu dulliau llywodraeth a rheoli ariannol. Mewn rhai achosion, mae hyn wedi bod oherwydd twyll a lladrad. Gallai’r rhain fod wedi eu hosgoi pe byddai trefniadau archwilio mewnol effeithiol ar waith.

Yn y rhan fwyaf o'r achosion hyn, roedd archwilwyr allanol wedi nodi materion a oedd yn ymwneud â chwmpas a digonolrwydd y gwaith a wnaed gan archwilwyr mewnol. Mae archwilwyr allanol yn adrodd yn aml fod archwilwyr mewnol yn cael eu penodi gan glerc y cyngor heb lawer o gyfraniad, goruchwyliaeth na chyswllt gan y cyngor ei hun. Mewn nifer fach o achosion a gofnodwyd, mae hyn wedi arwain at glercod yn ffugio bodolaeth archwiliad mewnol.

Yn ei adroddiad ar gyfrifon Cynghorau Tref a Chymuned yng Nghymru yn 2015-16, gwnaeth yr Archwilydd Cyffredinol sylwadau ar y casgliadau anghyson y daeth archwilwyr mewnol ac allanol iddynt mewn cysylltiad â materion penodol megis gosod cyllideb.

Mae'r negeseuon yn adroddiad heddiw yn gyson â’r nifer cynyddol o achosion o lywodraethu gwael yr ydym wedi eu gweld mewn cynghorau cymuned, sydd wedi hyrwyddo nifer o adroddiadau budd cyhoeddus ac argymhellion statudol yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Mae adroddiad arall a gyhoeddwyd gennym yn gynharach y mis hwn, ynghylch llywodraethu a rheoli ariannol mewn Cynghorau Tref a Chymuned yn 2017-18, yn rhoi rhagor o fanylion am yr adroddiadau budd cyhoeddus a’r argymhellion statudol a gyhoeddwyd yn ystod 2018.

Mae’r Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu adolygu'r trefniadau archwilio ar gyfer y sector yn 2019-20 a bydd yr adroddiad hwn ar archwilio mewnol yn darparu tystiolaeth ar gyfer yr adolygiad hwnnw.

Dywedodd yr Archwilydd Cyffredinol, Adrian Crompton: “Mae archwilio mewnol yn darparu swyddogaeth hanfodol o fewn sefydliadau – i sicrhau bod dulliau rhwystro a gwrthbwyso ar waith i ddiogelu cyllid a gwasanaethau. Mae'r ffaith ein bod wedi canfod gwendidau difrifol mewn Cynghorau Tref a Chymuned yn annerbyniol ac yn peri pryder – ac mae angen rhoi sylw i’r hyn ar frys.”

Diwedd

Nodiadau i olygyddion:

  • Mae'r adroddiad hwn yn canolbwyntio ar drefniadau archwilio mewnol Cynghorau Tref a Chymuned yng Nghymru. Mae ein prif ganfyddiadau yn seiliedig ar sampl o 113 o’r 735 o Gynghorau Tref a Chymuned yng Nghymru.
  • Mae Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn ei gwneud yn ofynnol i Gynghorau Tref a Chymuned fod â threfniadau digonol ac effeithiol ar waith i gynnal archwiliad mewnol o’u cofnodion cyfrifyddu a’u systemau rheoli mewnol.
  • Mae trefniadau archwilio statudol Cynghorau Tref a Chynghorau Cymuned yr Archwilydd Cyffredinol yn seiliedig ar ‘sicrwydd cyfyngedig’ sy'n gymesur â maint y sector. Fodd bynnag, wrth osod y trefniadau hyn, ceir tybiaeth bod gan gynghorau drefniadau archwilio mewnol digonol ac effeithiol ar waith. Mae risg i enw da trefn yr Archwilydd Cyffredinol pan nodir materion o bwys gan gynnwys twyll, yn ogystal â cholli hyder y cyhoedd yn y cynghorau dan sylw.
  • Yr Archwilydd Cyffredinol yw archwilydd allanol statudol annibynnol y sector cyhoeddus datganoledig yng Nghymru. Mae'n gyfrifol am archwilio’r rhan fwyaf o'r arian cyhoeddus a warir yng Nghymru yn flynyddol, gan gynnwys y £15 biliwn o gyllid y pleidleisir arno bob blwyddyn gan y Cynulliad Cenedlaethol. Caiff elfennau o’r arian hwn eu trosglwyddo gan Lywodraeth Cymru i'r GIG yng Nghymru (dros £7 biliwn) ac i lywodraeth leol (dros £4 biliwn).
  • Mae annibyniaeth archwilio yr Archwilydd Cyffredinol yn hollbwysig. Caiff ei benodi gan y Frenhines, ac nid yw ei waith archwilio yn destun cyfarwyddyd neu reolaeth gan y Cynulliad Cenedlaethol na’r Llywodraeth.
  • Corff corfforaethol sy’n cynnwys naw aelod bwrdd statudol yw Swyddfa Archwilio Cymru. Mae’n cyflogi staff ac yn darparu adnoddau eraill i'r Archwilydd Cyffredinol, sydd hefyd yn Brif Weithredwr i’r Bwrdd ac yn Swyddog Cyfrifyddu. Mae’r Bwrdd yn monitro ac yn cynghori'r Archwilydd Cyffredinol ynghylch arfer ei swyddogaethau.